承認フローで防げること
承認フローの一番の役割は、書いた本人が気づかない誤りを出す前に見つけることです。価格や日付の書き間違い、誰かを傷つける言い回し、写真の写り込み、出す日の空気に合わない宣伝。どれも、別の人が 1 回読めば気づけることが多いものです。
もう 1 つの役割は、担当者を守ることです。確認を通った投稿で問題が起きたとき、担当者 1 人の責任にならず、会社として受け止められます。承認は担当者を疑うためではなく、1 人に判断を背負わせないための仕組みだと、関わる全員で共有しておきます。
確認しすぎると、投稿が止まる
一方で、承認には代わりに失うものもあります。承認する人が忙しくてなかなか見てくれない、何段階も確認が要る、といった流れでは、投稿が予定の日に出せなくなります。時期を外した投稿は、反応も減ります。担当者が「どうせ待たされる」と感じると、出す本数そのものが減っていきます。
そこで、承認フローを作るときは、どの投稿を、誰が、いつまでに確認するかの 3 つを決め、確認の段はできるだけ少なくします。
決める 4 つのこと
| 決めること | 選び方 | 例 |
|---|---|---|
| 確認する投稿の範囲 | 全部か、種類を絞るか | 新しいテーマ、キャンペーン、苦情への返事だけ |
| 承認する人 | 1 人に決めるか、何人かのうち誰でもよいか | 店長か副店長のどちらか |
| 締め切り | 出す何日前までに確認するか | 出す日の 2 日前の 15 時まで |
| 差し戻しの伝え方 | 直してほしい点をどこに書くか | 投稿ごとのメモに理由を書く |
確認する投稿の範囲
全部の投稿を確認できるなら、それが一番安全です。難しい場合は、間違えたときの影響が大きい投稿だけに絞ります。キャンペーンや値段の告知、社会の出来事に触れる投稿、新しいテーマ、苦情への返事は確認する。いつもの柱の投稿は、担当者の判断で出してよい。こうした分け方なら、確認の手間を減らしつつ、大きな失敗を防げます。
承認する人
承認する人を 1 人だけにすると、その人が休んだときに流れが止まります。承認できる人を 2 人以上にして、どちらか 1 人が見ればよい形にすると止まりにくくなります。ただし、承認できる人が多すぎると、誰も責任を持って見ない状態になるので、2〜3 人が目安です。
締め切り
締め切りは、承認する人の予定に合わせて決めます。出す当日に確認するのでは、直す時間がありません。出す日の 1〜2 日前を締め切りにすると、差し戻しがあっても直して出せます。
差し戻しの伝え方
差し戻すときは、どこを、なぜ直すのかを書きます。「なんとなく違う」では担当者は直せません。口頭やチャットで伝えると記録が散らばるので、投稿ごとにメモを残せる場所に書くと、あとから見返せます。
段を増やしすぎない
大きな会社では、担当者 → 課長 → 部長 → 広報、のように何段も確認することがあります。中小企業やお店では、確認は 1 段で十分なことがほとんどです。段を増やすと、それぞれの人が「次の人が見るだろう」と考えて、かえって見落としが増えることもあります。
段を増やす代わりに、確認する観点を決めておくと、1 段でも見落としが減ります。価格・日付・固有名詞は正しいか、誰かを下に見る言い回しはないか、写真に写ってはいけないものはないか、出す日の空気に合うか。この 4 つを見ると決めておくだけで、確認の質がそろいます。観点は運用ルールに書いておきます。作り方は 運用ルール・ガイドラインの作り方 にあります。
規模別の組み方の例
承認フローの形は、運用に関わる人数で変わります。よくある 3 つの規模での組み方を挙げます。
担当者 1 人のお店
書く人と出す人が同じなので、承認する人がいません。この場合は、キャンペーンと苦情への返事だけ、店長や家族など身近な人に 1 回読んでもらうと決めます。それ以外の投稿は、予約してから一晩置き、翌朝に自分で読み直してから出すだけでも、勢いで書いた文の危うさに気づけます。
担当者 2〜3 人の会社
書く人と承認する人を分けられます。書く人が下書きを作り、もう 1 人が承認する。お互いに書き手と承認者を入れ替えてもよいでしょう。承認できる人を 2 人にしておくと、どちらかが休んでも流れが止まりません。週に 1 回、翌週の予約をまとめて確認する時間を決めておくと、承認の待ち時間が読めるようになります。
運用代行や制作会社が関わる場合
代行の会社が下書きを作り、自社の担当者が承認する形が基本です。承認の締め切りを契約で決め、締め切りまでに承認がなければ出さない、と決めておくと、確認されていない投稿が自社の名前で出ることを防げます。差し戻しの理由は、口頭ではなく投稿ごとのメモに残し、代行の会社が次の下書きに生かせるようにします。
承認したあとに起きること
承認したあとでも、出す前に状況が変わることがあります。災害や事件が起きた、商品の在庫がなくなった、などです。承認した予約も、出す日の朝にもう一度ひととおり見る習慣をつけると、時期を外す失敗を防げます。急に状況が変わったときの動き方は 炎上を防ぐ・起きたときの対応 で説明しています。
SNS TOWN でできること
SNS TOWN の 承認 は、確認の段を 1 つにした作りです。投稿サイクルを下書きモードにすると、AI が書いた下書きは「承認待ち」になり、人が読んで承認したものだけが予約になります。自動モードにすると、下書きはそのまま予約になります。サイクルごとに選べるので、キャンペーンの投稿は下書きモード、いつもの投稿は自動モード、のように使い分けられます。切り替え方は 投稿サイクルの動き方を選ぶ にあります。
下書きは、出す日の前々日の 15 時（日本時間）までに用意されるので、承認する人が確認する時間が取れます。承認・いま出す・返信の送信ができる人は、管理者と編集者にするか、管理者だけにするかを会社ごとに選べます。役割の分け方は メンバーと役割 にあります。
承認待ちの投稿が出ると、通知 でメール・Slack・ブラウザに知らせます。差し戻しの理由は、投稿ごとの社内メモに書けます。承認したあとで投稿前の検査に当たった投稿は、承認待ちに戻ります。出す時刻を過ぎた投稿は、本文や時刻を変えられません。操作の手順は 承認する で確かめてください。
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無料で始めるよくある質問
全部の投稿に承認を入れるべきですか
入れられるなら安全ですが、確認が追いつかずに投稿が止まるなら、範囲を絞るほうがよい結果になります。キャンペーン、値段の告知、社会の出来事に触れる投稿、苦情への返事など、間違えたときの影響が大きいものから確認を入れます。
承認する人が忙しくて、なかなか見てもらえません
承認できる人を 2 人以上にして、どちらか 1 人が見ればよい形にします。締め切りを決めて、締め切りの前に知らせが届くようにしておくと、見落とされにくくなります。それでも追いつかないときは、確認する投稿の範囲を絞ります。
承認を何段階にもしたほうが安全ではありませんか
段を増やすほど、それぞれの人が「次の人が見る」と考えて見落としが増えることがあります。中小企業やお店なら、1 段の確認で、見る観点を決めておくほうが確実です。
差し戻しが続いて、担当者が投稿を嫌がるようになりました
差し戻しの理由が「好み」になっていないかを見直します。直す理由は、事実の誤りや運用ルールに反する点に限り、言い回しの好みは担当者に任せるようにします。よく差し戻す点は運用ルールに書き足すと、書く段階で直せるようになります。
運用代行の会社が書いた投稿も、自社で承認したほうがよいですか
はい。自社の名前で出る投稿なので、少なくとも最初の数か月は自社で承認するのがおすすめです。運用が安定したら、確認する範囲を絞ります。
急ぎの投稿は、承認を飛ばしてもよいですか
急ぎの投稿ほど、慌てて書いた誤りが入りやすくなります。承認を飛ばすのではなく、承認できる人に電話やチャットで声をかけ、その場で読んでもらう形にします。どうしても承認者がつかまらない場合の扱いは、運用ルールに前もって書いておきます。
承認した人の名前は残したほうがよいですか
残しておくと、あとで投稿に問題が見つかったときに、誰がどの観点で確認したかを振り返れます。責めるためではなく、確認の観点や流れを直すための記録として使います。
