1 つのパスワードを回す運用の危うさ
小さな会社では、SNS のパスワードを担当者どうしで共有して運用していることがよくあります。手軽な反面、誰が投稿したのかが後から分からない、退職した人がいつまでもログインできる、パスワードを変えると全員に伝え直さなければならない、といった問題を抱えます。
SNS TOWN では、SNS のパスワードを人に渡さずに済みます。SNS アカウントは各 SNS の公式の許可（OAuth）でつなぎ、メンバーはそれぞれ自分のメールアドレスで SNS TOWN にログインします。メンバーを外せば、その人はすぐに会社の画面を開けなくなります。乗っ取りを防ぐ考え方は 公式アカウントの乗っ取り対策 で説明しています。
3 つの役割
メンバーには、次の 3 つのどれかの役割を付けます。
| 役割 | できること |
|---|---|
| 管理者 | すべての操作。メンバーの招待と役割の変更、会社の設定、セキュリティの設定、会社の Slack の設定もできる |
| 編集者 | 投稿・素材・SNS アカウントまで。メンバーと設定には触れない |
| 閲覧のみ | 見るだけ。見るアカウントの切り替えと、自分の通知の受け取り方だけ変えられる |
制限はボタンを隠すだけではなく、サーバーの側でも止めています。閲覧のみの人が直接操作しようとしても、「閲覧のみの役割では変えられません。」と断ります。
役割を決めるときの目安として、SNS の運用ルールを決める人やお金に関わる人は管理者、日々の投稿を作る人は編集者、上司や社外の関係者に進み具合を見てもらうときは閲覧のみ、という分け方が使いやすいです。運用ルールの作り方は 運用ルール・ガイドラインの作り方 にあります。
承認できる人を絞る
初めの設定では、管理者と編集者のどちらも、下書きの承認・いま出す・返信の送信ができます。会社の設定で「承認・いま出す・返信の送信ができる人」を「管理者だけ」に変えると、編集者は下書きを作って直すところまでになり、外に出す最後の判断は管理者がします。
新しく入った担当者に投稿を任せるときや、社外の人に下書きを書いてもらうときに、この設定が役に立ちます。承認の流れそのものは 承認の流れ で、承認の段の決め方は 承認フローの作り方 で説明しています。
招待のしかた
メンバーの招待は、管理の「メンバー」から管理者が行います。招待する人のメールアドレスと役割を入れて「招待」を押すと、その人に招待のメールが届きます。リンクは 7 日間有効で、相手はそのメールアドレスで登録またはログインすると参加できます。
メールが送れなかったときは、画面に招待の URL を出すので、その方に直接渡してください。期限内の招待は「招待中」に並び、取り消すこともできます。詳しい手順は メンバーを招待する にまとめています。
役割はあとから一覧で変えられます。メンバーを外すときは「外す」を押します。管理者が 1 人もいなくなる変更はできないので、最後の管理者を外したり、編集者に変えたりするときは、先にほかの人を管理者にしてください。
画面を開ける人数には、プランごとに上限があります。上限は 料金のページ で確かめられます。
誰が何をしたか
メンバーの画面の下には、「誰が何をしたか」の記録が新しい順に 100 件並びます。「投稿を承認した」「投稿をいま出した」「会社の情報を直した」「メンバーを招待した」のように、操作が人の言葉で残ります。日時と、操作したメールアドレスも並びます。
予定外の投稿が出たときや、設定がいつの間にか変わっていたときに、まずここを見れば経緯をたどれます。見るアカウントの切り替えやホームのパネルの並べ替えのような、その人だけの操作は残しません。
複数の会社・ブランドで
役割は会社・ブランドごとに決めます。同じ人が、本業の会社では管理者、運用を手伝っているブランドでは編集者、ということもできます。会社・ブランドの分け方は 会社・ブランドを分けて持つ で説明しています。
会社・ブランドによっては、メンバー全員に 2 段階認証を求める設定もできます。設定していない人は、その会社を開こうとするとアカウントの画面に案内されます。詳しくは 2 段階認証とログインの守り にあります。
よくある質問
招待した人が、メールが届かないと言っています
迷惑メールのフォルダを確かめてもらってください。それでも見つからないときは、招待を取り消してもう一度招待するか、画面に出る招待の URL を直接渡してください。リンクは 7 日間有効です。
招待したメールアドレスと違うアドレスで参加できますか
できません。相手は招待したメールアドレスで登録またはログインして参加します。別のアドレスで参加してもらうときは、そのアドレスで招待し直してください。
編集者に、メンバーの招待を任せられますか
任せられません。メンバーの招待と役割の変更は管理者だけの操作です。任せたい人がいるときは、その人を管理者にしてください。
管理者が退職するときは、どうすればよいですか
先にほかの人を管理者にしてから、退職する人を外してください。管理者が 1 人もいなくなる変更はできないようにしています。
閲覧のみの人も、通知を受け取れますか
受け取れます。閲覧のみの人も、自分の通知の受け取り方とブラウザの通知は自分で変えられます。承認待ちや投稿の失敗を知らせておきたい上司には、閲覧のみで入ってもらい、通知を受け取ってもらう使い方ができます。
外したメンバーの操作の記録は残りますか
残ります。「誰が何をしたか」には、外したあとも、その人が操作したときのメールアドレスと操作が並びます。
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